Zarządzenie Nr 13/2006

Burmistrza Miasta i Gminy Końskie

z dnia 19 stycznia 2006 r.

w sprawie procedur kontroli finansowej

Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych /Dz.U. Nr 249 poz. 2104/ zarządzam, co następuje:

§ 1

1.      Kontrola finansowa jest elementem zarządzania gospodarką finansowa gminy, jej przedmiotem są w szczególności procesy związane z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

Procesy te obejmują działania polegające na przygotowaniu operacji dotyczących pobierania i wydatkowania środków /planowanie finansowej, ich realizację, ewidencję oraz sprawozdawczość finansową.

Podstawowym celem kontroli jest zapewnienie pełnej rzetelności, legalności i celowości wszelkich podejmowanych przez uprawnione do tego stanowiska pracy i jednostki organizacyjne decyzji lub operacji gospodarczych.

2.      Kontrola to ogół czynności podejmowanych w celu osiągnięcia zgodności między stanem faktycznym /wykonaniem/ a stanem obowiązującym, pożądanym, to jest wyznaczonym przez obowiązujące normy prawne, organizacyjne, ekonomiczne i finansowe wynikające z przepisów prawa ogólnie stanowionego i przepisów wewnętrznych tj. uchwał Rady Miejskiej, zarządzeń Burmistrza oraz przyjętych planów finansowych.

§2

Przeprowadzenie kontroli operacji związanych z gromadzeniem środków i ich rozdysponowaniem ma na celu:

·          badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym pobierania należnych środków w wysokości oraz terminach zgodnych z prawem,

·          zapewnienie właściwego zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków w sposób celowy i oszczędny,

·          zapobieganie i wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w wykonywaniu zadań ujawnianie rezerw, niegospodarności, marnotrawstwa, niedbalstwa, zagrożeń dla zdrowia i życia ludzkiego,

·          zabezpieczenie mienia przed utratą i zniszczeniem,

·          badanie zgodności kontrolowanego postępowania pracowników z obowiązującymi uregulowaniami ich działalności,

·          badanie realizacji zadań i efektywności działania jednostek organizacyjnych,

·          ustalenie przyczyn i skutków negatywnych odchyleń od stanu postulowanego oraz

wskazywanie pracowników odpowiedzialnych za nieprawidłowości,

·          wskazywanie sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości.

§3

1.      Przeprowadzane badania i analizy kontrolne powinny oceniać kontrolowaną działalność z punktu widzenia następuj ących kryteriów:
1/ sprawności organizacji
2/ zgodności z prawem
3/ zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym
4/ celowości
5/ gospodarności

§4

1. Formy organizacyjne systemu kontroli obejmują:

            l/ samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy; do samokontroli zobowiązani  są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy  zgodnie z zakresami czynności tj. obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności

            2/ kontrola funkcjonalna sprawowana z urzędu w ramach obowiązku nadzoru przez   pracowników na stanowiskach kierowniczych a także sprawowana przez pracowników na stanowiskach nie kierowniczych współdziałających przy realizacji danych procesów i    opracowaniu dokumentów jeżeli zostali zobowiązani do wykonywania określonych czynności w zakresie powierzonych im obowiązków

            3/ kontrola instytucjonalna sprawowana przez stanowisko powołane wyłącznie do wykonywania zadań kontrolnych

§5

1.      Każdy pracownik bez względu na zajmowane stanowisko jest zobowiązany do rzetelnego wykonywania obowiązków służbowych określonych w zakresie czynności oraz wynikających z zewnętrznych unormowań i poleceń przełożonych. Obowiązki służbowe mogą tez wynikać z konkretnej sytuacji i z charakteru zajmowanego stanowiska.

2.      Skuteczne i kompleksowe funkcjonowanie wszystkich form organizacyjnych systemu kontroli wymaga stosowania się do ustalonych zasad organizacji pracy oraz zapewnienia pracownikom dobrej znajomości ich obowiązków.

W tym celu należy:

            l/ dokładnie i jednoznacznie ustalić obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność w zakresach  czynności pracowników zatrudnionych na wszystkich stanowiskach pracy (w tym szczególnie kierowniczych) z uwzględnieniem zakresu i rodzaju decyzji, do których   podejmowania są upoważnieni, a także kontroli spraw i operacji gospodarczych oraz  odpowiadających im dokumentów;

            2/ ściśle przestrzegać zasad przyjętego systemu dokumentacji i ewidencji, obiegu i kontroli dokumentów odzwierciedlających operacje gospodarcze, dokumentów zdawczo-odbiorczych oraz zasad wystawiania dokumentów, ich akceptacji, rozliczenia i ewidencji, w tym sprawdzanie rzetelności i legalności podpisów na dokumentach;

            3/ stosować w pełni zasadę powierzania pieczy nad poszczególnymi /wszystkimi bez   wyjątku/ składnikami majątkowymi ściśle określonym pracownikom /kasjerom, magazynierom, użytkownikom/ i potwierdzeniu tego faktu ich podpisem /deklaracja o przyjęciu odpowiedzialności materialnej/, przy równoczesnym stworzeniu warunków organizacyjnych i technicznych faktycznie umożliwiających im dozór nad powierzonym mieniem /zamki, kraty, ogrodzenia, oświetlenia/;

            4/ ściśle przestrzegać zasad przyjmowania do pracy pracowników na stanowiska kierownicze i związane z odpowiedzialnością materialną.;

            5/ bezwzględnie respektować zasadę niepowierzania pracownikom uprawnionym do wydawania dyspozycji w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi dokonywania czynności polegających na realizowaniu tych dyspozycji /funkcji kasjera, magazyniera,  realizatora zakupów w handlu detalicznym itp.

            6/sprawdzać stan składników majątkowych przez dokonywanie w obowiązującym trybie  spisów z natury, a także doraźnych inwentaryzacji i kontroli wybranych składników  majątkowych.

3. W celu zapewnienia niezbędnej dyscypliny wykonywania obowiązków każdy pracownik winien:

            l/ znać zadania, zasady organizacji pracy, zakres kompetencji i powiązań współpracy swojego wydziału z innymi wydziałami urzędu a także rolę zajmowanego stanowiska pracy w realizacji zadań tego wydziału;

            2/ znać podstawowe przepisy zewnętrzne i wewnętrzne regulujące zagadnienia wchodzące w zakres działania swojego wydziału i szczegółowe, dotyczące zajmowanego stanowiska pracy;

            3/ wykonywać powierzone czynności i zadania zgodnie z wymogami oraz poleceniami zwierzchnika, przy zapewnieniu samokontroli prawidłowości ich wykonania;

            4/ kontrolować prawidłowość wykonania czynności lub dokumentów przez poprzedników w procesie załatwiania spraw i ich dokumentów uznanych za wadliwe, a w przypadku braku możliwości poprawy czy nasilania się nieprawidłowości zgłaszać przełożonym zauważone w tym zakresie fakty;

            5/ udzielać pomocy innym pracownikom i udostępniać im informacje i materiały potrzebne do właściwego wykonywania zadań;

            6/ wspomagać wykonujących czynności kontrolne przedstawicieli ogniw kontroli instytucjonalnej, między innymi poprzez przedkładanie żądanych materiałów i wyjaśnień;

            7/ przeciwdziałać zagrożeniu zdrowia i mienia, niedbalstwu, niegospodarności i  marnotrawstwu oraz sprawdzać własne stanowisko pracy pod względem BHP, porządku i   czystości, zabezpieczenia przeciwpożarowego oraz tajemnicy państwowej i służbowej.

§6

1.      Wszyscy naczelnicy wydziałów obowiązani są w ramach powierzonym im odcinków działania do sprawowania funkcji kierowania, nadzoru i kontroli w stosunku do podległych im pracowników.

2.      Naczelników wydziałów zobowiązuje się do:

l/ ustalania zakresów czynności-obowiązków, wraz z określeniem ich zadań w zakresie sprawowania kontroli załatwianych spraw i dokumentów,

2/ bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania przez podległych pracowników przypisanych im czynności, w tym zadań kontrolnych,

3/ osobistej kontroli otrzymywanych z innych wydziałów do załatwienia lub przekazywania innym wydziałom do dalszego załatwienia spraw i dokumentów z punktu widzenia ich prawidłowości, celowości, gospodarności, rzetelności i legalności,

4/ bieżącej kontroli prawidłowości, jakości i terminowości wykonywania innych, wydanych podległym pracownikom poleceń służbowych,

5/ w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podejmowania we własnym zakresie stosownych kroków usprawniających oraz sygnalizowania Burmistrzom w sprawach wykraczających poza własne możliwości o potrzebie podejmowania tych kroków, w tym także występowania z wnioskiem do Burmistrza w sprawach zastosowania sankcji regulaminowych w stosunku do osób winnych stwierdzonych zaniedbań.

§7

1.      Główny księgowy-skarbnik gminy dokonuje:

l/ wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

2/ wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

2.      Dowodem dokonania wstępnej kontroli jest jego podpis złożony na dokumentach dotyczących danej operacji.

Złożenie podpisu przez głównego księgowego-skarbnika gminy na dokumencie obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo oznacza że:

l/ nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem,

2/ nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji,

3/ zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym gminy.

3.      Główny księgowy-skarbnik gminy w razie ujawnienia nieprawidłowości zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania.

4.      O odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach główny księgowy-skarbnik gminy zawiadamia pisemnie Burmistrza, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.

§8

1.      Do zadań stanowiska pracy powołanego do wykonywania zadań kontrolnych należy:

l/ opracowywanie okresowych planów kontroli w układzie przedmiotowo ­podmiotowym /według tematów i jednostek podległych gminie oraz wydziałów Urzędu!,

2/ badanie i ocena działalności jednostek podległych oraz poszczególnych jej służb i wydziałów Urzędu w wytypowanych dziedzinach, dokonywane z punktów widzenia kryteriów sprawności organizacji, celowości, gospodarności, rzetelności i legalności w celu likwidacji niekorzystnych zjawisk w bieżącej oraz zapobieganie ich powstawaniu w przyszłej działalności,

3/ kontrola podległych i nadzorowanych jednostek w zakresie przestrzegania przez te jednostki realizacji procedur kontroli finansowej oraz kontrola w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych,

4/ sukcesywne wykorzystywanie ustaleń kontroli dla inspirowania działań jednostek, wydziałów i osób kontrolowanych, mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości oraz przygotowanie do decyzji Burmistrza wniosków pokontrolnych w sprawach merytorycznych i personalnych,

5/ opracowywanie w miarę potrzeb sprawozdań ze swej działalności oraz jej wniosków.

§9

1.      Efektywność funkcjonowania systemu kontroli wymaga pełnego wykorzystania istniejących w Urzędzie przepływów informacji.

2.      Wszyscy pracownicy, którym przypisano sprawowanie funkcji kontrolnych, w tym zwłaszcza naczelnicy wydziałów zobowiązani są do bieżącego wykorzystywania informacji kontrolnych i natychmiastowego podejmowania środków zaradczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu bądź przekazywaniu wniosków w tych sprawach do Burmistrza.

§ 10

1.      W stosunku do podległych jednostek organizacyjnych w gminie przyjmuje się zadania i tryb kontroli wynikające z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /Dz.U.Nr 76, poz. 694 z 2002 r. ze zmian.! i ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych /Dz.U. Nr 249 poz. 21 04/.

2.      Kierownicy podległych jednostek organizacyjnych są odpowiedzialni za całość gospodarki finansowej w tym za wykonywanie określonych ustawą o finansach publicznych obowiązków w zakresie kontroli finansowej i stosowania procedur kontroli finansowej.

§11

1.      Ustala się procedury kontroli finansowej dotyczące procesów:
l/ pobierania i gromadzenia środków publicznych w gminie,
2/ wydatkowania środków publicznych w gminie,
3/ gospodarowania mieniem.

2.      Procedury kontroli finansowej dotyczące procesów wymienionych w ust. 1 zostaną ustalone w drodze odrębnych zarządzeń Burmistrza.

§ 12

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania