Podstawowym aktem prawnym, regulującym sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. Nr 98 poz. 1071 z 2000r.) - w skrócie określana jako k.p.a. Zatem do niej przede wszystkim należy sięgnąć w celu pogłębienia wiedzy o zagadnieniach poruszonych w tej informacji.


Podstawowe prawa obywatela w urzędzie

Prawo uzyskiwania informacji

Obywatel ma prawo żądać, żeby urzędnik szczegółowo poinformował go o wszystkich okolicznościach, które mogą wpłynąć na ustalenie jego praw i obowiązków. Działania urzędu powinny zapobiegać poniesieniu przez zainteresowaną osobę szkody wynikającej z nieznajomości przepisów prawa.
W razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości, obywatel powinien zwrócić się o wyjaśnienia do urzędnika, zajmującego się zagadnieniami, których te wątpliwości dotyczą. Jest on zobowiązany takich wyjaśnień udzielić. Jeżeli zapytany urzędnik nie zajmuje się daną problematyką, powinien on ustalić i wskazać osobę kompetentną do udzielenia niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Podstawa prawna: art. 9 k.p.a.

Terminy załatwienia sprawy przez urząd

Obywatel ma prawo żądać terminowego załatwiania spraw przez urząd. Poniżej wskazane są obowiązujące terminy załatwiania spraw.


Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną osobę odpowiednich dokumentów. Urząd powinien także załatwić sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.


Z punktu widzenia obywatela najkorzystniejsze jest oczywiście załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszej bytności w urzędzie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać. W takim wypadku urząd powinien poinformować o tym obywatela i określić termin, w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi. Na jego żądanie urząd zobowiązany jest przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazanym adresem.


Jeżeli konieczne jest wyjaśnianie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, urząd powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz z dokumentami.


Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana, wówczas urząd ma dwa miesiące na jej rozpatrzenie.


Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia, wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca. Niekiedy terminy, o których mowa powyżej, mogą zostać przekroczone. Przedłużenie terminów może nastąpić w szczególności wówczas, gdy opóźnienie wynika z winy samego zainteresowanego (np. jeżeli nie dostarczył on dokumentów, do których dostarczenia był zobowiązany) albo z przyczyn niezależnych od urzędu (np. jeżeli urząd nie może działać z powodu powodzi). Urząd powinien o spodziewanym przekroczeniu terminu powiadomić zainteresowanego, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.


Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 k.p.a.


Wymagane dokumenty

Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem.

Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić urzędnik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić, czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna,


Opłata skarbowa

Obywatel ma prawo do uzyskania informacji na temat odpłatności związanej ze złożeniem wniosku. Urzędnik powinien go także poinformować, czy złożenie wniosku łączy się z koniecznością uiszczenia opłaty skarbowej oraz podać wysokość tej opłaty i sposób jej uiszczenia. Najczęściej opłatę skarbową można uiścić w kasie w siedzibie urzędu. Należy jednak upewnić się, w jakich godzinach kasa jest otwarta, ponieważ często godziny pracy kasy są krótsze niż godziny pracy urzędu. Opłatę skarbową można także uiścić za pomocą znaczków skarbowych nabytych poza siedzibą urzędu, np. na poczcie albo w banku. Wysokość opłaty skarbowej można ustalić także na podstawie odpowiednich przepisów.


Odwołania


Prawo składania odwołań do organu wyższego stopnia] Obywatel ma prawo odwoływania się od decyzji wydanej przez urząd w pierwszej instancji. Urząd umieszcza na decyzji informację o możliwościach odwołania się. W pouczeniu takim urząd określa, do jakiej instancji można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Zupełnie wystarczy, jeżeli wynika z niej, że obywatel jest niezadowolony z rozstrzygnięcia. Ponieważ jednak przytoczenie istotnych argumentów faktycznych i prawnych może mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy przez organ wyższej instancji, w niektórych, bardziej skomplikowanych sytuacjach warto skorzystać z pomocy radcy prawnego, adwokata lub doradcy z organizacji społecznej zajmującej się pomocą obywatelom.


Prawo zaskarżania do sądu administracyjnego

Jeżeli decyzja jest niezgodna z prawem, to można ją zaskarżyć do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skargę można wnieść jedynie po wyczerpaniu możliwości odwoływania się od decyzji. Zainteresowana osoba ma na złożenie skargi 30 dni od dnia uzyskania wiadomości o decyzji. Od złożonej skargi należy opłacić wpis. NSA rozpoznaje również skargi na bezczynność organów.

Podstawa prawna: przepisy ustawy z dnia 11 maja 1995 r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz. U. Nr 74, poz. 368, ze zmianami)


Skargi i wnioski

Obywatel ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w związku z działalnością urzędu. Może je składać we własnym imieniu, a także w imieniu innych osób, jeżeli uzyska na to ich zgodę. Petycje, skargi i wnioski można kierować w szczególności do organów państwowych (np. do ministra, wojewody) oraz do organów samorządu terytorialnego (np. do burmistrza, prezydenta miasta).

Podstawa prawna: art. 63 Konstytucji oraz art. 221 k.p.a.

Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub słusznych interesów obywateli, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.

Podstawa prawna: art. 227 k.p.a.