UCHWAŁA Nr 4/09

Zgromadzenia Staropolskiego Związku Gmin i Miast z  siedzibą w Końskich

z dnia 9 lipca 2009r.

w sprawie: wdrożenia „Regulaminu Organizacyjnego Biura Staropolskiego  Związku Gmin i Miast z siedzibą w Końskich“.

Na podstawie art. § 10 ust.1 Statutu Staropolskiego Związku Gmin i Miast Zgromadzenie Związku uchwala co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania „ Regulamin Organizacyjny Biura  Staropolskiego Związku Gmin i Miast z siedzibą w Końskich  stanowiący załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2.  Wykonanie uchwały powierza się Zarządowi Związku.

§ 3. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Przewodniczący Zgromadzenia

Tomasz Słoka

U z a s a d n i e n i e

Potrzeba podjęcia niniejszej uchwały wynika z następujących przesłanek:

biuro jako jednostka organizacyjna winna posiadać regulamin organizacyjny, - zgodnie ze statutem Związku uchwalanie wewnętrznych regulaminów Związku należy do właściwości Zgromadzenia.

Załącznik do Uchwały Nr 4/09

Zgromadzenia SZG i M

REGULAMIN

ORGANIZACYJNY

Końskie, lipiec 2009 r

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin organizacyjny Biura Staropolskiego Związku Gmin i Miast z siedzibą w Końskich  określa zasady jego wewnętrznej  organizacji oraz strukturę i zakres działania.

§ 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

Związku                     - oznacza to Staropolski Związek Gmin i Miast

Pracodawcy                - oznacza  to Biuro Związku 

Kierowniku Biura       - oznacza to Przewodniczącego Zarządu     

Pracowniku                - oznacza to rozumieć  osobę zatrudnioną w Biurze w ramach stosunku pracy

§ 3. Siedziba Biura  znajduje się w Końskich przy ul. Partyzantów 1.

§ 4. Do zakresu działania Biura należy:

1) wykonywanie zadań zawartych w  statucie Związku  i innych na podstawie zawieranych umów,

2) zapewnienie obsługi organizacyjno – technicznej, prawnej oraz księgowej Związku oraz jego organów statutowych,

3) prowadzenie rejestrów:

a) uchwał Zgromadzenia,

b) uchwał Zarządu,

c) skarg i wniosków,

d) wydawanych upoważnień i pełnomocnictw

e) korespondencji wpływającej i wychodzącej

§ 5. Przy realizacji merytorycznych zadań Biuro współdziała z urzędami gmin – członków Związku, organizacjami pracodawców,  zarządami funduszy celowych, organizacjami pozarządowymi oraz innymi  organizacjami i instytucjami.

Rozdział II

Kierownictwo Biura

§ 6.1. Całokształtem działalności Biura kieruje Przewodniczący Zarządu jako Kierownik Biura przy pomocy Zastępcy Przewodniczącego Zarządu oraz Skarbnika Związku – zapewniając  warunki do  jego sprawnej organizacji oraz efektywnego funkcjonowania.

2. Podczas nieobecności Przewodniczącego kierownictwo Biura sprawuje Zastępca Przewodniczącego.

§ 7. Do kompetencji Przewodniczącego Zarządu należy w szczególności:

a) organizowanie i kierowanie pracą Biura,

b) kierowanie bieżącymi sprawami Związku,

c) reprezentowanie Związku na zewnątrz,

d) nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy oraz umów cywilno – prawnych,

e) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w zakresie spraw związanych z wykonywaniem zadań przekazanych przez gminy Związkowi.

Rozdział III

Struktura organizacyjna Biura

§ 8.1. W Biurze funkcjonują samodzielne stanowiska pracy.

2. O ilości stanowisk pracy decyduje Zarząd Związku.

     § 9.  W Biurze tworzy się następujące stanowiska pracy:

Kierownik Biura

Skarbnik Związku ( Główny Księgowy )

Specjalista ds. organizacyjnych

Inspektor

Brygadzista – robotnik gospodarczy

Robotnik gospodarczy

Rozdział IV

Podział Zadań w Biurze

§ 10. Kierownik Biura posiada jednocześnie uprawnienia kierownika zakładu pracy i zwierzchnika służbowego zakładu pracy w rozumieniu postanowień kodeksu pracy.

§ 11. Do podstawowych zadań Skarbnika Związku należy:

1) Opracowywanie projektu budżetu Związku,

2) Opracowywanie szczegółowego podziału dochodów i wydatków budżetu,

3) Przestrzeganie dyscypliny budżetowej,

4) Zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu,

5) Opracowywanie projektów uchwał w sprawie budżetu,

6) Rozliczanie i ewidencjonowanie operacji budżetowych,

7) Egzekwowanie terminowej wpłaty składki członkowskiej przez gminy - członków Związku,

8) Dokonywanie okresowych analiz sytuacji ekonomiczno-finansowej Związku i sporządzanie informacji w tym zakresie oraz referowanie o powyższym na posiedzeniach organów Związku,

9) Prowadzenie rachunkowości budżetu Związku a także sporządzanie sprawozdań           z wykonania budżetu Związku,

10) Uzgadnianie spisów inwentaryzacyjnych.

11) Wspólpraca ze Skarbnikami Gmin w zakresie gospodarki finansowej.

§12. Do podstawowych zadań Inspektora należy:

1) Załatwianie spraw kadrowo – płacowych pracowników Biura,

2) Sporządzanie sprawozdawczości dotyczącej kadr i zatrudnienia.

3) Prowadzenie rejestru koresponedencji wchodzącej i  wychodzącej z Biura,

4) Prowadzenie rejestru delegacji służbowych,

5) Prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

6) Prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,

7) Prowadzenie działalności socjalnej w Biurze,

8) Prowadzenie archiwum,

9) Zakup materiałów biurowych na potrzeby Biura,

10) Prowadzenie ewidencji środków trwałych,

11) Wykonywanie innych czynności zleconych przez Kierownika Biura.

§ 13. Do podstawowych zadań  Specjalisty d/s organizacyjnych należy:

1) Przygotowywanie projektów uchwał Zgromadzenia i Zarządu.

2) Protokółowanie posiedzeń organów Związku.

3) Prowadzenie rejestru uchwał,

4) Przekazywanie uchwał Zgromadzenia Wojewodzie Świętokrzyskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,

5) Doręczanie Urzędowi Miasta i Gminy w Końskich materiałów Związku  celem zamieszczenia ich w Biuletynie Informacji Publicznej,.

6) We współpracy z Gminami coroczne opracowanie zapotrzebowania tak pod względem zakresu przedmiotowego  przedsiewzięć jak i planowanej obsady kadrowej programu “ Ekolog “,

7)  Załatwianie dokumentacji związanej z realizacją programu “ Ekolog “,

8) Dokonywanie okresowych kontroli przebiegu realizacji programu.

9) Przedstawianie okresowych sprawozdań i sprawozdawczości z realizacji programu,

10) Wykonywanie innych czynności zleconych przez Kierownika Biura.

Rozdział V

Zasady dotyczące podpisywania pism

§ 14. Do osobistej aprobaty i podpisu Kierownika Biura zastrzeżone są w szczególności:

sprawy określone w Statucie Związku oraz  uchwałach Zgromadzenia i Zarządu Związku,

korespondencja do parlamentarzystów, władz i organów centralnych, instytucji kościelnych, politycznych i związkowych,

korespondencja reprezentacyjna,

odpowiedzi na wniesione skargi i wnioski,

decyzje dotyczące gospodarki kadrowo-płacowej w Biurze.

2. Niezależnie od spraw określonych w pkt 1 do podpisu i aprobaty Kierownika Biura zastrzega się dokumenty związane z:

nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy z pracownikami Biura,

nawiązywaniem i rozwiązywaniem umów cywilno-prawnych,

przyznawaniem nagród pracownikom i udzielaniem kar,

opiniowaniem pracowników,

szkolenie i dokształcanie pracowników,

przyznawaniem ryczałtów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych,

powoływaniem komisji inwentaryzacyjnej,

przedsięwzięciami w zakresie działalności promocyjnej Związku

§ 15. Osobistego podpisu Kierownika Biura i kontrasygnowania przez Skarbnika wymagają sprawy związane z zarządzaniem mieniem Związku.

§ 16. 1. Przedstawiane do podpisu Kierownika Biura pisma muszą posiadać  inicjały imienia i nazwiska pracownika, który przygotował opracowanie.

2. Zastępca Kierownika Biura lub Skarbnik Związku  podpisuja pisma w ramach udzielonych im przez Kierownika uprawnień.

§ 17. 1. Przy załatwianiu spraw stosuje się postanowienia kpa, chyba, że przepisy stanowią inaczej.

2. Czynności biurowo - kancelaryjne regulowane są instrukcją kancelaryjną.

Organizacja czasu pracy

§ 18.1. Limit czasu pracy pracowników Biura wynosi 40 godzin tygodniowo i 8 godzin dziennie.

2. Ustala się tygodniowy rozkład czasu pracy pracowników Biura:

od poniedziałku do piątku w godz. 7.30 - 15.30,

 wszystkie soboty są dniami wolnymi od pracy.

§ 19. Pracownicy zobowiązani są potwierdzać swoje przybycie do pracy przez podpisanie listy obecności.

Rozdział VII

Postanowienia końcowe

§ 20. Kierownik Biura przyjmuje klientów w ramach skarg i wniosków w ustalonym odrębnie czasie pracy -  podanym do powszechnej wiadomości.

§ 21. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Pracy  oraz ustawy o pracownikach samorządowych.